한국다문화뉴스 = 강성혁 기자 | 직장 생활을 하다보면 담당자가 상위 부서 및 상급자에게 업무 현황을 알리 기 위해 작성하는 보고서를 쓰게 된다.

보고서는 업무 현황을 보고하는 문서이기 때문에 '보고체'를 사용하여 작성하는 것이 좋으며 간단하지만 필요한 내용을 객관적으로 적는 것이 중요하다.

보고서를 잘 쓰기 위한 팁과 표현 방법을 알아보고 더 효율적인 보고서를 작성해보자. 보고체는 '일하는 문장'으로 불필요한 단어를 뺀 문장이다.

'통하여', '위하여', '대하여', '관하여' 등 불필요한 조사를 가급적 쓰지 않는 것이 좋다. 또 '~ 것 같다', '~하는 것이 좋아 보인다' 등 의 추측성 표현은 쓰지 않는 것이 좋다.

따라서 보고체는 길게 작성한 문장에서 불필요한 조사와 표현들을 삭제시켜 짧게 작성하는 것이며, 글 앞에 번호를 붙여가며 나열하듯 작성하는 '개조식' 글을 작성하듯이 순서대로 내용을 언급하는 것이 중요하다.

내용을 작성할 때는 '용건'과 '이유' 그리고 '근거'를 꼭 작성하여 보고서를 작성하자. 용건이란 의사결정권자가 내 려야 하는‘최종 결정’또는‘궁극적 판단’이다.

용건에 따라 보고서의 성격이 달라진다. 회사 보고서는 용건만 간단히 하는 것이 기본이기 때문에 용건을 먼저 이야기하는 '두괄식' 보고서를 작성하는 것이 대부분이다.

용건은 상대에게 용건을 전달하기 위해 설득하려면 탄탄한 이유와 근거가 필요하다. 이유는 추상적이고 논리, 개념적인 반면 근거는 구체적이고 사실이나 사례, 통계 등을 이용하여 전달하는 것이 좋다.

전달할 내용이 많다면 비슷한 내용을 묶어서 범주화를 시키는 것이 읽기 편한 보고서가 된다. 5개 이상 비슷한 내용이 반복된다면 범주화를 해야한다. 중요한 내용은 아니지만 보고에 필요한 자료일 경우 별도로 첨부하여 보고서를 제출하도록 하자.